Propuesta metodológica para articular la gestión documental con los requisitos de la Ley General de Archivos y la norma técnica internacional ISO 9001:2015

Abstract (en)

This research presents a proposal for the implementation of an environmental management system in the Ministry of Mines and Energy, based on the fulfillment of the requirements established in the standard ISO 14001:2015. The research process is framed within the concepts of systemic thinking, environmental management and the integration of management systems. For the preparation of the proposal, it was necessary, firstly, to carry out an initial environmental review, under the parameters of GTC 93, secondly, with the
results obtained from the environmental review, the gaps were established between what the standard calls for and what the entity currently has, so that in the last place a proposal that fits the context of the Ministry of Mines and Energy could be constructed. This proposal has a scope to the activities that are developed in the administrative area, such as the maintenance, cleaning, management of the car park and above all the office activities that generate consumption of energy and water, and that in turn produce waste.

Keywords (en): ISO 14001, 2015, environmental performance, environmental management, integrated management systems.

Abstract (es)

El objetivo de esta investigación fue elaborar una propuesta metodológica que permitiera articular la gestión documental cumpliendo con la Ley General de Archivos con la norma técnica de calidad ISO 9001:2015. Lo anterior, con el  ánimo de que cualquier organización en Colombia implemente ambos sistemas sin que en la práctica surjan inconvenientes relacionados con el origen de la gestión documental como función archivística y el Sistema de Gestión de la Calidad como un enfoque por procesos. Como resultado de esta investigación, se hizo la elaboración de una propuesta metodológica para la articulación de la gestión documental con el Sistema de Gestión de la Calidad teniendo en cuenta los niveles estratégico, técnico y humano y, al interior de cada uno de ellos el ciclo PHVA. Además, un anexo para la alta dirección, quien toma las decisiones estratégicas y un segundo documento a coordinadores o personal encargado de lineamientos en materia documental y de gestión de calidad. Finalmente, la validación por juicio de expertos para que con sus conocimientos y experiencia se hiciera la versión final de la propuesta. La escogencia de la oficina del Convenio USTA–ICONTEC se hizo por el cumplimiento de las siguientes condiciones: implementación de ambos sistemas, fácil acceso a la documentación e información y la colaboración de funcionarios encargados de los lineamientos de calidad y de archivo. Sin embargo, la metodología propuesta es aplicable a cualquier otra entidad pública o privada que quiera implementar de manera articulada el Sistema de Gestión de la Calidad y la gestión documental, la cual debe cumplir con los requisitos de la Ley General de Archivos.

Keywords (es): gestión de calidad, gestión documental, Ley General de Archivos, NTC ISO 9001, 2015, propuesta metodológica

Abstract (pt)

Este projeto de pesquisa apresenta uma proposta para a implementação de um sistema de gestão ambiental no Ministério de Minas e Energia, com base no cumprimento dos requisitos estabelecidos na norma ISO 14001:2015. O processo de pesquisa se enquadra dentro dos conceitos do pensamento sistêmico, a gestão ambiental e a integração dos sistemas de gestão. Para a elaboração da proposta foi necessário, antes de tudo, fazer uma revisão ambiental inicial, sob os parâmetros da GTC 93, em segundo lugar, com os resultados obtidos da revisão ambiental, estabeleceu-se as lacunas entre o que pede a norma e o que atualmente possui a entidade, para então, elaborar uma proposta que se encaixe no contexto do Ministério de Minas e Energia. Esta proposta tem um alcance às atividades desenvolvidas no campo administrativo, tais como manutenção, asseio, gestão de frota e sobre tudo atividades que geram o consumo de energia e água e, ao mesmo tempo, que produzam resíduos.

Keywords (pt): ISO 14001, 2015, desempenho ambiental, gestão ambiental, sistemas integrados de gestão.