Propuesta metodológica para articular la gestión documental con los requisitos de la Ley General de Archivos y la norma técnica internacional ISO 9001:2015

Resumen

El objetivo de esta investigación fue elaborar una propuesta metodológica que permitiera articular la gestión documental cumpliendo con la Ley General de Archivos con la norma técnica de calidad ISO 9001:2015. Lo anterior, con el  ánimo de que cualquier organización en Colombia implemente ambos sistemas sin que en la práctica surjan inconvenientes relacionados con el origen de la gestión documental como función archivística y el Sistema de Gestión de la Calidad como un enfoque por procesos. Como resultado de esta investigación, se hizo la elaboración de una propuesta metodológica para la articulación de la gestión documental con el Sistema de Gestión de la Calidad teniendo en cuenta los niveles estratégico, técnico y humano y, al interior de cada uno de ellos el ciclo PHVA. Además, un anexo para la alta dirección, quien toma las decisiones estratégicas y un segundo documento a coordinadores o personal encargado de lineamientos en materia documental y de gestión de calidad. Finalmente, la validación por juicio de expertos para que con sus conocimientos y experiencia se hiciera la versión final de la propuesta. La escogencia de la oficina del Convenio USTA–ICONTEC se hizo por el cumplimiento de las siguientes condiciones: implementación de ambos sistemas, fácil acceso a la documentación e información y la colaboración de funcionarios encargados de los lineamientos de calidad y de archivo. Sin embargo, la metodología propuesta es aplicable a cualquier otra entidad pública o privada que quiera implementar de manera articulada el Sistema de Gestión de la Calidad y la gestión documental, la cual debe cumplir con los requisitos de la Ley General de Archivos.